System ERP jest kompleksowym rozwiązaniem informatycznym pozwalającym na skuteczne zarządzanie wszystkimi procesami przedsiębiorstwa. Praca oparta jest na jednej wspólnej bazie danych. Korzystają z niej wszystkie działy firmy. Oznacza to, że zarówno w wybór takiego oprogramowania jak i w jego wdrożenie powinni być odpowiedzialni przedstawiciele wszystkich komórek firmy.

Ze względu na liczne zalety, z jakimi wiąże się system ERP, na jego wdrożenie decyduje się coraz więcej firm. Jest to specjalistyczne oprogramowanie, z którego można korzystać w każdej branży, ale zupełnie inaczej wygląda w firmie logistycznej, a inaczej w firmie handlowej albo w biurze rachunkowym. ERP będzie mieć różne moduły, może być prosty lub bardzo rozbudowany. Oznacza to, że jego wdrożenie będzie przebiegać inaczej i nie zawsze proces ten będzie trwać tyle samo. Co jeszcze warto wiedzieć?

Zaangażowanie personelu w wybór systemu ERP

System ERP nie jest kolejnym programem, z którego będziemy korzystać sporadycznie i w ramach jednego działu. Jest narzędziem wpływającym na funkcjonowanie całej firmy. Musi być więc wygodny w użytkowaniu i posiadać funkcje, jakich potrzebują pracownicy na różnych stanowiskach. Z tego względu ERP nie powinien wybierać sam właściciel firmy, bo może się okazać, że system nie będzie tak funkcjonalny jak mógłby być.

Ważne jest zaangażowanie całej firmy, a na temat potrzeb i oczekiwań względem programu powinni się wypowiedzieć przedstawiciele wszystkich działów objętych wdrożeniem. Na system ERP warto wtedy spojrzeć nie tylko pod kątem funkcji. Ważny jest też wygodny interfejs. Ponadto do systemu ERP będą przenoszone dane, z których do tej pory korzystała firma. Trzeba więc dobrze je uporządkować, w co też warto zaangażować pracowników.

Przechodzimy do wdrożenia systemu ERP

Po tym, jak sprecyzujemy swoje potrzeby, czy to poprzez samodzielne analizy, czy wsparcie dostawcy, można przejść do wdrażania systemu ERP. Najpierw instaluje się oprogramowanie w standardowej wersji i konfiguruje pod kątem oczekiwań firmy. Następnie wykonuje się migrację danych, czyli przenosi wszystkie informacje firmy. To dlatego tak ważne jest ich wcześniejsze uporządkowanie. Później wykonuje się testy oprogramowania i szkoli pracowników.

Zdarza się, że już po wdrożeniu systemu firma dojdzie do wniosku, że potrzebny byłby dodatkowy moduł. Być może pominięto go przy analizie potrzeb, może powstał nowy dział albo przedsiębiorstwo zmieniło kierunek rozwoju. Nie trzeba się tego obawiać, bo w przypadku takich systemów ERP jak enova365 możliwe jest rozszerzenie funkcjonalności.

Ile trwa wdrożenie systemu ERP?

Na to pytanie nie ma tak naprawdę jednoznacznej odpowiedzi. W małej firmie, gdzie modułów jest niewiele, podobnie jak danych do przeniesienia, proces będzie znacznie krótszy niż w przypadku firmy o rozbudowanej strukturze. Wdrożenie może trwać zarówno kilka tygodni, jak i znacznie dłużej. To, jak będzie to wyglądać w konkretnym przypadku, warto zweryfikować u dostawcy jeszcze przed rozpoczęciem prac.